福島国際研究教育機構法人文書管理規程

第１章　総則

（目的）

第１条　この規程は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という。）第１３条第１項の規定に基づき、福島国際研究教育機構（以下「機構」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

（定義）

第２条　この規程における用語の定義は、次のとおりとする。

• （１）｢法人文書｣とは、機構の役員（監事を除く。）及び職員（以下「役職員」という。）が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、機構の役職員が組織的に用いるものとして、機構が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
• （２）｢法人文書ファイル等｣とは、機構における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
• （３）｢法人文書ファイル管理簿｣とは、機構における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。

第２章　管理体制

（総括文書管理者）

第３条　機構に総括文書管理者１名を置く。

２　総括文書管理者は、理事（運営総括担当）をもって充てる。

３　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。

• （１）法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
• （２）法人文書の管理に関する関係機関との調整及び必要な改善措置の実施
• （３）法人文書の管理に関する研修の実施
• （４）組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置
• （５）法人文書ファイル保存要領その他この規程の施行に関し必要な細則の整備
• （６）その他法人文書の管理に関する事務の総括

（副総括文書管理者）

第４条　機構に副総括文書管理者１名を置く。

２　副総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。

３　副総括文書管理者は、第３条第３項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

（文書管理者）

第５条　機構に文書管理者を置く。

２　総括文書管理者は、所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を指名する。

３　文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

• （１）保存
• （２）保存期間が満了したときの措置の設定
• （３）法人文書ファイル管理簿への記載
• （４）移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等
• （５）管理状況の点検等
• （６）法人文書の作成、標準文書保存期間基準（以下「保存期間表」という。）の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導等

（文書管理担当者）

第６条　機構に文書管理担当者を置く。

２　文書管理者は、その事務を補佐する者として、文書管理担当者を指名する。

３　文書管理者は、文書管理担当者を指名後、速やかに総括文書管理者にその氏名又は役職等を報告しなければならない。

（監査責任者）

第７条　機構に監査責任者１名を置く。

２　監査責任者は、監査室長をもって充てる。

３　監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。

（職員の責務）

第８条　職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。

第３章　作成

（文書主義の原則）

第９条　職員は、文書管理者の指示に従い、法第４条の規程に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、機構における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに機構の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

（文書の作成等）

第１０条　表１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。

２　前条の文書主義の原則に基づき、機構内部の打合せや機構外部の者との折衝等を含め、表１に掲げる事項に関する業務に係る政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（以下「打合せ等」という。）の記録については、文書を作成するものとする。

３　法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により作成又は取得することを基本とする。

（適切・効率的な文書作成）

第１１条　文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。作成に関し、部長等上位の職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。

２　機構の外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、機構の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）の発言部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるように記載するものとする。

３　文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

４　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し役職員の利用に供するものとする。

第４章　整理

（役職員の整理義務）

第１２条　役職員は、第１３条及び第１４条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。

• （１）作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
• （２）相互に密接な関連を有する法人文書を法人文書ファイルにまとめること。
• （３）前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

（分類・名称）

第１３条　法人文書ファイル等は、機構の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（表１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。

（保存期間）

第１４条　文書管理者は、表１を踏まえ、保存期間表を定め、これを公表しなければならない。

２　文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。

３　第１２条第１項第１号の保存期間の設定については、保存期間表に従い、行うものとする。

４　第１２条第１項第１号の保存期間の設定及び保存期間表においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。

５　第１２条第１項第１号の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、機構が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。

６　第１２条第１項第１号の保存期間の設定においては、前２項の規定に該当するものを除き、保存期間を1年未満とすることができる(例えば、次に掲げる類型に該当する文書。)。

• （１）別途、正本が管理されている行政文書及び法人文書の写し
• （２）定型的・日常的な業務連絡、日程表等
• （３）出版物や公表物を編集した文書
• （４）機構の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
• （５）明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
• （６）意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
• （７）保存期間表において、保存期間を1年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書

７　第１２条第１項第１号の保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。

８　第１２条第１項第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

９　第１２条第１項第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

１０　第１２条第１項第３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

１１　第３項、第８項及び第９項の規定にかかわらず、文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると認める場合には、法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該法人文書ファイルにまとめることができる。

１２　第８項及び第１０項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。

第５章　保存

（法人文書ファイル保存要領）

第１５条　総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう、法人文書ファイル保存要領を作成するものとする。

２　法人文書ファイル保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。

• （１）紙文書の保存場所・方法
• （２）電子文書の保存場所・方法
• （３）引継手続
• （４）その他適切な保存を確保するための措置

（保存）

第１６条　文書管理者は、法人文書ファイル保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。

２　法人文書については、法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により体系的に管理することを基本とする。

（集中管理の推進）

第１７条　機構における法人文書ファイル等の集中管理については、総括文書管理者が定めるところにより、推進するものとする。

第６章　法人文書ファイル管理簿

（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）

第１８条　総括文書管理者は、機構の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１１条に基づき、文書管理システムをもって調製するものとする。

２　法人文書ファイル管理簿は、インターネットで公表するとともに、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供しなければならない。

３　法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

（法人文書ファイル管理簿への記載）

第１９条　文書管理者は、少なくとも毎年度一回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第１５条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。

２　前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

３　文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館（以下「国立公文書館」という。）に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。

第７章　保存期間の延長、移管、廃棄

（保存期間が満了したときの措置）

第２０条　文書管理者は、法人文書ファイル等について、表２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第１１条第４項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

２　前項の措置は、法人文書ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定める際は総括文書管理者の確認を得るものとする。

３　総括文書管理者は、前項の確認を行う際には国立公文書館の専門的技術的助言を求めるものとし、助言の内容に沿って、文書管理者は第１項の措置の変更等の必要な対応を行うものとする。

（保存期間の延長）

第２１条　文書管理者は、施行令第９条第１項に掲げる場合にあっては、同項に定めるところにより、法人文書ファイル等を保存し続けなければならない。

２　文書管理者は、施行令第９条第２項に基づき、保存期間を延長することができる。

（移管又は廃棄）

第２２条　文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、第２０条第１項により定めた措置に基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。

２　文書管理者は、保存期間を１年未満とする法人文書ファイル等であって、第１４条第６項各号に該当しないものについて、保存期間が満了し、廃棄しようとするときは、同条第４項、第５項及び第７項に該当しないかを確認した上で、廃棄するものとする。この場合、機構は、あらかじめ定めた一定の期間の中で、本規定に基づき、どのような類型の法人文書ファイル等についていつ廃棄したのかを記録し、当該期間終了後速やかに一括して公表するものとする。

３　文書管理者は、第１項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第１６条第１項第１号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければならない。その場合には、利用制限を行うべき箇所及びその理由について、具体的に記載するものとする。

４　文書管理者は、法人文書ファイル等を国立公文書館に移管する際、電子文書のパスワードの解除、利用可能な電子ファイル形式への変換等、国民の利用に供することができるよう、必要な措置を講ずるものとする。

第８章　点検・監査及び管理状況の報告等

（点検・監査）

第２３条　文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

２　監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

３　総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

（紛失等への対応）

第２４条　文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

２　総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに、事案の内容、影響等に応じて、理事長に報告し、公表等の措置を講ずるものとする。

（管理状況の報告等）

第２５条　総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。

第９章　研修

（研修の実施）

第２６条　総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。また、総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎年度一回、研修を受けられる環境を提供しなければならない。

２　文書管理者は、各職員の受講状況について、総括文書管理者に報告しなければならない。

（研修への参加）

第２７条　文書管理者は、総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。また、職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。

第１０章　秘密文書等の管理

（公表しないこととされている情報が記録された法人文書のうち秘密保全を要する法人文書）

第２８条　公表しないこととされている情報が記録された法人文書のうち秘密保全を要する法人文書（以下「秘密文書」という。）は、次の種類に区分し、指定する。

• （１）極秘文書　秘密保全の必要が高く、その漏えいが国の安全、利益に損害を与えるおそれのある情報を含む法人文書
• （２）秘文書　極秘文書に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてはならない情報を含む極秘文書以外の法人文書

２　秘密文書の指定は、極秘文書については各部長が、秘文書については各課長が期間（極秘文書については５年を超えない範囲内の期間とする。次項において同じ。）を定めてそれぞれ行うものとし（以下これらの指定をする者を「指定者」という。）、その指定は必要最小限にとどめるものとする。

３　指定者は、秘密文書の指定期間（この規定により延長した指定期間を含む。以下同じ。）が満了する時において、満了後も引き続き秘密文書として管理を要すると認めるときは、期間を定めてその指定期間を延長するものとする。また、指定期間は、通じて当該法人文書の保存期間を超えることができないものとする。

４　秘密文書は、その指定期間が満了したときは、当該指定は、解除されたものとし、また、その期間中、指定者が秘密文書に指定する必要がなくなったと認めるときは、指定者は、速やかに秘密文書の指定を解除するものとする。

５　指定者は、秘密文書の管理について責任を負うものを秘密文書管理責任者として指名するものとする。

６　秘密文書は、秘密文書を管理するための簿冊において管理するものとする。

７　秘密文書には、秘密文書と確認できる表示を付すものとする。

８　総括文書管理者は、秘密文書の管理状況について、毎年度、理事長に報告するものとする。

９　他の行政機関等に秘密文書を提供する場合には、あらかじめ当該秘密文書の管理について提供先の行政機関等と協議した上で行うものとする。

１０　総括文書管理者は、この規程の定めを踏まえ、秘密文書の管理に関し必要な事項の細則を規定する秘密文書の管理に関する要領を定めるものとする。

第１１章　補則

（特別の定め）

第２９条　法律又はこれに基づく命令に特別の定めがある場合は、当該法律又はこれに基づく命令の定めるところによる。

（細則）

第３０条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。

附則

この規程は、令和５年４月１日から施行する。